Toda oficina en la que los documentos salen del archivo con frecuencia, prestados a distintos empleados, debe usar un sistema de cargo. El sistema de cargo consiste en hacer responsable a la persona que saca el material del archivo; en tal forma que tenga la pena y el cuidado de devolverlo. Tres son los pasos necesarios en todo sistema de cargo:
1o. Obligar a la persona que solicita el material a que lo hago en forma escrita. Esto se logra haciendo formularios de solicitud.
2o. Cargar el material a la persona que lo solicitó.
3o. Seguir el materia hasta que sea devuelto.
Cuando el material se solicita por teléfono o por mensajeros, la persona encargada del archivo será quien llene el boleto y luego recogerá la firma.
Corrientemente los boletos de solicitud llevan los siguientes datos.
a) Nombre del asunto o documento.
b) Fecha del documenta.
c) Fecha de retiro del documento.
d) Nombre del solicitante.
e) Firma del solicitante
f) Número de hojas de que consta el documento.
g) Fecha probable de devolución
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